Managementul de proiect, definire si continut

Managementul proiectelor abordeaza domeniul organizarii si gestionarii proiectelor, in contextul in care, la nivel european si international se inregistreaza o crestere a numarului actiunilor ce se desfasoara in cadrul sau pe baza unor proiecte. Totodata, pe baza de proiecte se obtin finantari care contribuie la cresterea economica si sociala. Managementul proiectelor poate fi considerat stiinta, arta, tehnica sau strategie prin care se realizeaza un anumit scop. In acest context, proiectul reprezinta o suma de activitati care conduc la realizarea scopului si necesita un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informatii documentare si timp). Initierea si derularea proiectului presupune existenta unui moment initial, cel In care se ia decizia de concepere a proiectului, punctul de lansare a procesului si un moment final, cel in care se incheie ultima activitate prevazuta de proiect, momente ce definesc durata de realizare a proiectului.

Managementul de proiect reprezinta un proces bazat pe analiza, esenta unui bun management, care urmareste implicare si angajament in raport cu obiectivele, determinand rezultate si comunicare pe plan intern si extern. Managementul de proiect consta in planificarea, organizarea si gestionarea sarcinilor si resurselor pentru atingerea unui anumit obiectiv, in conditiile existentei unor constrangeri referitoare la timp, resurse si costuri. In contextul in care cele mai eficiente obiective sugereaza o competitie, proiectul-instrument in procesul de planificare, reprezinta descrierea si rationalizarea unei viziuni si baza pentru comunicare.

Acesta orienteaza politica viitoare si are rolul de a cuantifica precis efectele previzibile ale deciziilor ce se vor lua. Un rol, nu mai putin important, al proiectului este cel de comunicare la toate nivelurile: comunicare interna, precizand pozitia fiecarui participant la proiect, competentele si atributiunile precum si organizarea si conducerea relatiilor dintre acestia, comunicarea cu finantatorii, fiind un mijloc de a justifica solicitarile financiare si gestionarea competenta a acestora. Realizarea proiectului va determina efecte pozitive daca acesta se bazeaza pe seriozitate, competenta si realism.

Necesitatea managementului de proiect este justificata de o serie de avantaje, cum sunt:

·        fixarea unor obiective;

·        identificarea si dezvoltarea unor strategii pentru realizarea obiectivelor;

·        stabilirea eventualelor riscuri si obstacole si gasirea solutiilor pentru gestionarea acestora;

·        eficientizarea folosirii resurselor, atragerea unor noi surse de finantare;

·        monitorizarea, reexaminarea periodica, evaluarea si actualizarea realizarii performantelor;

·        Inlesnirea comunicarii cu mediul.

Managementul de proiect trebuie sa permita obtinerea unor raspunsuri la cat mai multe Intrebari „dar daca...”, raspunsuri care, In functie de cat de realiste sunt pot dovedi nivelul de pregatire pentru implementarea proiectului. In managementul proiectelor un program include mai multe proiecte, un proiect se poate descompune mai departe in subproiecte, grupuri de activitati si actiuni.

„Proiectele nu ar trebui redactat ca raspuns la o constrangere exterioara impusa de un finantator ci pentru ceea ce reprezinta ele in sine-un instrument vital pentru coordonarea unui proces.”^, necesitatea fiind justificata si de valoarea strategica a acestuia, a informatiei culese si analizate, elemente ce permit intelegerea afacerii si creionarea unor solutii pentru eventualele momente de criza, pentru preintampinarea riscurilor.

Sintetic, se poate aprecia ca managementul de proiect include:

·   Managementul timpului: planificarea rezultatelor si resurselor, controlul procesului de initiere, implementare, monitorizarea pe toata durata desfasurarii proiectului si prevenirea problemelor;

·        Managementul resursei umane: roluri si responsabilitati, asteptari- interese-motivare, abilitati, cunostinte, atitudini;

·        Managementul resurselor materiale si financiare: atragere, realocare, eficienta in utilizare.

In managementul de proiect se opereaza cu notiunile de proiect si program.

Literatura de specialitate, ofera pentru proiect, mai multe definitii, cum ar fi:

·        este un document „care sintetizeaza rezultatele activitatilor de cercetare, concepere si dezvoltare a unor proiecte privind crearea unei noi Intreprinderi, a unui nou produs si/sau a unui nou serviciu”;

·        este „o harta care indica o cale printr-o piata competitiva plina de schimbari si evolutii, unele previzibile, altele nu”^;

·        este „un instrument decizional dinamic, destinat, pe de o parte managerilor din cadrul firmei In vederea cresterii eficientei activitatii acesteia si, pe de alta parte investitorilor, bancherilor si in general oricarui partener posibil; industrial, comercial, social, etc. carora le

permite sa ia cunostinta de perspectivele de evolutie”, un instrument de lucru pentru managementul operational al Intreprinderii.

·        defineste „metoda de derulare a unei activitati specifice pe parcursul unei perioade viitoare”.

·        este un mijloc de convingere a potentialilor investitori, creditori si chiar clienti, un document confidential care face evaluarea sanselor de reusita a afacerii dupa o examinare a firmei din toate punctele: management, marketing, finante, etc.

Proiect este “ceea ce intentionam sa facem”. (Larousse) “scopul pe care il urmarim, imaginea pe care ne-o formam despre ceea ce vom Intreprinde si mijloacele pe care le vom folosi” (Le Robert) “un efort pe termen limitat cu scopul de a crea un produs sau un serviciu nou” (Institutul pentru Managementul Proiectelor) “un set de activitati integrate, menite sa atinga un obiectiv prestabilit, Intr-o perioada de timp determinata si urmand un plan de actiune stabilit” (OECD).

Proiectele sunt activitati unice, complexe, la care obiectivul (cantitativ si calitativ) urmarit este crearea unui valori noi (produs/structura/serviciu/idee etc.), au alocata o anumita perioada de timp si costuri pentru realizarea lui si necesita anumite structuri organizatorice si metode speciale care In urma unui ciclu de viata standard sa conduca la schimbari benefice.

Programele sunt proiecte complexe sau mai precis portofolii de proiecte care au ca scop  Indeplinirea  unor  obiective  stabilite  prin  politici si strategii  la nivel macro sau microeconomic, de importanta nationala sau internationala.

Desi se utilizeaza, de cele mai multe ori ca notiuni echivalente, teoria arata ca notiunile de proiect si program^, pot fi definite distinct, fiecare avand trasaturi definitorii. Diferentele dintre acestea pot fi:

Atat programele cat si proiectele, au o conducere clar definita care poarta responsabilitatea realizarii obiectivelor si o echipa de proiect, complexitatea continutului proiectelor si a procesului de implementare impunand participarea mai multor persoane. Organizarea acestora poate fi piramidala sau matriceala.

                  Pentru realizarea proiectelor pot fi identificate o serie de activitati cum

•                 Analiza, proiectarea si stabilirea obiectivelor proiectului;

•                 Evaluarea si controlul riscurilor;

•                 Estimarea, alocarea, achizitionarea resurselor;

•                 Organizarea proiectului;

•                 Stabilirea sarcinilor, programarea duratelor;

•                 Conducerea activitatilor de proiect;

•                 Controlul asupra executarii proiectului;

•                 Urmarirea si raportarea derularii proiectului;

•                 Formarea, alocarea si controlul bugetului;

•                 Definirea, analiza rezultatelor finale ale proiectului;

•                 Previzionarea tendintelor proiectului, eficienta si eficacitate;

•                 Managementul mediului;

•                 Managementul calitatii;

•                 Managementul riscului.

Întocmirea unui proiect trebuie sa aiba in vedere, pe de o parte mijloacele si resursele cu care se porneste, iar pe de alta parte efectele care se preconizeaza a fi obtinute.

Un proiect cat mai eficient trebuie intocmit dupa principiul prudentei.  Respectand, totodata o serie de cerinte, prezentarea acestuia este la fel de importanta ca si elaborarea lui. Astfel, el trebuie:

discrepante  intre  cifrele  cuprinse  In  tabele si text.   Documentele si datele prezentate trebuie sa asigure credibilitatea acestuia;

Pentru a realiza un proiect eficient, prin atingerea obiectivelor, trebuie identificat segmentul tinta in ceea ce priveste destinatarii acestuia.

Membrii echipei manageriale sunt interesati de realizarea obiectivelor si eficientizarea deciziilor, persoanele din afara firmei, finantatori si investitori, proprietari, clienti, parteneri strategici etc. il vor utiliza pentru a testa fiabilitatea proiectului, pentru a calcula bugetul si a fixa obiectivele, urmarind, in principal, datele financiare, indicatorii de profitabilitate, capacitatea firmei si capacitatea si echilibrul echipei manageriale, produsele, raportul pret-calitate, politicile si strategiile de marketing etc.

Pentru elaborarea unui proiect simplu, util, riguros, este nevoie de un mare volum de informatii cu acuratete ridicata, obtinute in timp optim. Punerea in aplicare a acestuia necesita ca proiectul sa fie realist, sa aiba la baza o serie de ipoteze si un orizont de planificare adaptat la nevoile organizatiei.

Etape si principii in realizarea proiectelor

Elaborarea proiectului presupune atat culegerea informatiilor cat si o analiza si structurare a acestora, In functie de obiectivul propus. Pentru  a incepe elaborarea unui proiect trebuie sa fim convinsi ca este o operatiune complexa care implica personal, documente, calcule, interactivitate. Rigurozitatea demararii procesului este o garantie a fiabilitatii rezultatelor obtinute, posibilitatii de extindere a previziunilor pe perioade ulterioare. Inaintea stabilirii procedurilor de punere in aplicare este necesara definirea etapelor ce trebuie parcurse In elaborarea proiectului.

O serie de autori arata ca procesul de elaborare poate sa cuprinda mai multe etape, cum sunt:

·        examinarea in timp, o analiza detaliata a performantelor organizatiei in ceea ce priveste: produsele si serviciile furnizate, ramura de activitate, marketingul, productia, situatia financiara, personalul, administrarea;

·        clarificarea scopurilor, a ceea ce se incearca sa se realizeze;

·        stabilirea premiselor/ipotezelor, adica definirea elementelor pe care se bazeaza proiectul;

·        cuantificarea sau traducerea in cifre sau sarcini a obiectivelor, pentru a face o evaluare a impactului asupra situatiei financiare;

·        repartizarea resurselor si determinarea necesarului de resurse ce trebuie alocate pentru realizarea obiectivului;

·        verificarea fezabilitatii si veridicitatii obiectivelor;

·        analiza sensibilitatii si flexibilitatii proiectului la modificarea unor ipoteze;

·        masuri pentru situatii neprevazute, in sensul identificarii dificultatilor ce pot sa apara in derularea proiectului si definirea solutiilor de abordare a acestor dificultati.

Aceste etape permit obtinerea detaliilor necesare rezolvarii principalelor probleme pe care le ridica proiectul si identifica activitatile operationale ce trebuie realizate pentru punerea in aplicare a acestuia.

Punerea in aplicare a proiectului

Cei cinci pasi ce pot fi parcursi in proiectarea si derularea unui proiect sunt:

·        Planificarea activitatilor: informare, documentare si analiza, stabilirea obiectivelor, descrierea proiectului, programarea activitatilor si resurselor, modul de actiune;

·        Organizarea activitatilor ;

·        Implementarea proiectului, coordonarea si monitorizarea;

·        Controlul activitatilor proiectului;

·        Evaluarea proiectului prin managementul prin rezultate, managementul prin obiective si managementul prin exceptii.

Etape in initierea proiectului

Fiecare proiect are un ciclu de viata care poate fi impartit in 4 etape principale: initierea proiectului, planificarea, finalizarea, fiecare avand mai multe faze.

                                              Ciclul de viata a unui proiect

Sursa: Diana Dumitru-Managementul proiectelor, initiere si planificare, Note de curs, 2011

Programele europene au impus un ciclu al proiectelor format din sase etape in care notiunea de evaluare se foloseste in doua situatii, din doua etape diferite, cu intelesuri diferite:

·        Evaluarea in momentul propunerii unui proiect in vederea aprobarii finantarii si implementarii ulterioare.

·        Evaluarea efectelor proiectelor.

Ultima etapa poate constitui premisa unui nou proiect care va porni de la rezultatele celui precedent si astfel ciclul este reluat.

Intocmirea proiectului presupune elaborarea unui program de lucru prin care sa se stabileasca, in detaliu, actiunile din cadrul fiecarui capitol, responsabilitatile si termenele de realizare. Totodata se stabileste forma documentului final, care poate fi imaginea calitatii cercetarii, in sensul ca, un document sumar, neingrijit va beneficia de o credibilitate limitata.

Analiza economica si tehnica presupune utilizare unui instrumentar, statistico- matematic si economic, fara de care rezultatele prelucrarii informatiilor ar fi limitate.

o Analiza SWOT, instrument analitic ce permite studierea Mediului extern si intern al unei organizatii

o Metoda Cadrului Logic:

·        Analiza participantilor la proiect : Analiza grupurilor de interes (Steakholders), identifica problemele cheie, obligatiile si oportunitatile cu care se confrunta aceste grupuri de interese. (Matricea de Conflict si Parteneriat);

·        Analiza problemei (Analiza Pareto si Diagramele Cauza – Efect, proceduri care permite: analiza unei situatii existente, identificarea problemelor cheie In contextul acestora, vizualizarea problemelor In forma unei diagrame/arbore (relatie Cauza - Efect ));

·        Analiza obiectivelor : arborele obiectivelor ce are in vedere revizuirea obiectivelor initiale, adaugarea de noi obiective  secundare pentru Indeplinirea obiectivului principal sau renuntarea

la unele obiective secundare daca acestea nu par realizabile sau necesare indeplinirii obiectivului general ;

·        Analiza alternativelor, identificarea optiunilor posibile, aprecierea fezabilitatii acestora si alegerea unei strategii de proiect;

o Diagrama Gantt, care este un instrument de planificare ce ofera o ilustrare grafica a programului de activitati din cadrul proiectului, care ajuta la planificarea, coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect.

o Matricea Activitati –resurse-responsabil;

Definirea pozitiei strategice are in vedere: descrierea mediului, enumerarea constrangerilor actuale si viitoare, analiza produselor si pietelor. Strategia trebuie sa raspunda la intrebari cu privire la starea actuala dar si in perspectiva. Reflectia nu este simpla deoarece afacerea trebuie plasata intr- un context general. Aceasta, conform lui Michael Porter trebuie sa tina seama si de modificarile cadrului juridic.

Etape in realizarea proiectelor

Sursa: Cristian Bisa (coordonator), Elaborarea studiilor de fezabilitate si a planurilor de afaceri, Ed. BMT Publishing House, Bucuresti, 2005, p.25

Principiile managementului proiectelor sunt simple, dar uneori cand proiectul implica cateva zeci sau chiar sute de activitati, dependente unele de altele managementul proiectelor Incepe sa devina cat se poate de complex si de riguros.

In managementul de proiect se vor respecta urmatoarele principii^.

a.   Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal (general), motivul pentru care proiectul exista si este finantat. Atingerea obiectivului Inseamna rezolvarea problemei care a fost identificata la inceputul ciclului de viata al proiectului.

b.   Managerul de proiect (coordonatorul) - proiectul este condus de un singur manager (“team leader”) care are, pe langa competenta necesara, intreaga autoritate si completa responsabilitate in ceea ce priveste conducerea proiectului.

c.     Descompunerea structurala a proiectului: subproiecte, sarcini, grupuri de activitati, activitati, pentru a utiliza competenta fiecarui membru al echipei.

d.     Abordarea pornind de la obiectiv catre resurse: alocarea resurselor necesare realizarii obiectivelor proiectului se face numai dupa ce sunt identificate toate activitatile necesare; resursele se calculeaza si se aloca numai pentru punerea In practica a acestor activitati.

e.  Evaluarea/Reevaluarea: dupa fiecare etapa sau stadiu al proiectului permitand luarea deciziilor impuse de practica.

f.   Monitorizarea si evaluarea: intern, de managementul proiectului si extern, de evaluatori din afara proiectului, de finantator etc

Un proces de control presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Eficienta activitatii de control consta in intelegerea sensului si necesitatii acestuia de catre toti membrii organizatiei si stabilirea unui bun sistem de comunicatii.

Informatiile rezultate in urma procesului de control sunt folosite pentru “revizuirea scopurilor, strategiei, tacticii si structurii”.

Pentru prevenirea situatiilor neprevazute care pot afecta derularea proiectului, acesta va fi permanent actualizat. Totodata, se iau In calcul si alte principii, cum sunt :

·        Principiul angajamentului Potrivit acestui principiu, intre finantator si organizatie exista un angajament echitabil inainte de inceperea activitatii.

·        Principiul       succesului       predefinit,   proiectul este considerat              un succes si are in vedere:

•  respectarea limitelor de timp;

•  respectarea bugetului;

•  utilizarea eficienta a resurselor;

•  calitatea, standardele tehnice;

·        Principiul       strategiei, orice proiect trebuie sa aiba la baza o strategie.

·        Principiul controlului, sa existe politici si proceduri de control si monitorizare.

·        Principiul       canalului       unic     de     comunicare       intre     finantator      si managerul de proiect;

·        Principiul mediului de lucru stimulativ, care sa valorifice intregul potential al echipei.

Gradul de complexitate a unui proiect este dat de numarul sarcinilor presupuse a fi Indeplinite, de numarul si intensitatea constrangerilor care apar pe parcursul desfasurarii sale. Succesul oricarui proiect depinde de trei factori:

·        Timp, necesarul de timp asa cum este el reflectat de planificarea initiala a proiectului.

·        Bani, bugetul proiectului.

·        Obiectivele, scopurile proiectului si activitatile cerute de punerea lui In practica.

tripla constrangere

+ acceptanta clientului

Acesti termeni definesc „triunghiul” proiectului. Modificarea oricaruia dintre ei determina schimbarea celorlalti doi. Scopul proiectului reprezinta finalitatea proiectului si se stabileste la initierea proiectului. Definirea obiectivelor proiectului are o importanta majora, pentru ca in functie de acestea se stabilesc strategia si metodele si tehnicile folosite. Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie sa fie de tipul “SMART”^:

Specifice – pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat. Masurabile – rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat. Acceptate – de toti membrii echipei.

Realiste – pentru a putea fi Indeplinite.